Importación de Extracto Homebanking y/o archivo de cobros y pagos

SOS-Contador permite importar extractos bancarios o planillas de cobros y pagos y movimientos de fondos con una poderosa rutina de importación. Aquí te explicamos cómo utilizarla

La rutina de importación genera cobros y pagos si identifica clientes / proveedores…

Es posible asociar los movimientos del banco a Clientes / Proveedores. La rutina primero intenta matchear cada fila del extracto por CUIT, luego por CBU, luego por la parte izquierda de la descripción -no hace falta el match completo. De lograr match generará cobros o pagos según sea el signo del movimiento.

… y movimientos de fondos en estos otros casos:

Además es posible asociar los movimientos del banco a cuentas contables, utilizando el campo “descripción extracto” de las cuentas que desees tocar. Si se produce match, obtendrás un movimiento de fondos como resultado.

Cómo armo el XLS?

El primer paso para utilizar esta rutina de importación es transformar tu  extracto o planilla de cobros y pagos al siguiente formato:

  • Columna A: Fecha
  • Columna B: Descripción
  • Columna C: Monto
  • opcionalmente Columna D: Saldo

Una vez que armes tu XLS con este formato, será posible importar cualquier planilla y generar pagos, cobros y movimientos de fondos “contra” alguna de las cuentas Caja y Bancos seleccionadas.

El XLS debe estar armado de la siguiente manera:

  • Fila 1: los cuatro nombres de columnas Fecha, Descripcion, Importe, Saldo
  • Fila 2 y subsiguientes: los movimientos a importar conteniendo Fecha en columna A, Descripcion en columna B, Importe en columna C y opcionalmente el Saldo del extracto en columna D. Se muestra en la siguiente imagen:

Cómo es la lógica de la importación?

Si el XLS respeta el modelo, la rutina recorrerá cada fila e importará datos que pueda identificar, utilizando la columna B “Descripción” a efectos de la identificación con un cliente, un proveedor o una cuenta contable. La lógica que se sigue es esta:

  1. Se buscan números de CUIT y CBU en la columna B “Descripción”
  2. Se comparan estos CUIT y CBU con los de clientes/proveedores de la base
  3. También se compara la parte izquierda de la descripción con el campo “Descripción extracto” de los clientes/proveedores de la base
  4. También se compara la parte izquierda de la descripción con el campo “Descripción extracto” de las cuentas contables
  5. Si hay coincidencia con clientes / proveedores, se ingresa el importe como COBRO (si es positivo),  PAGO (si es negativo)
  6. Si hay coincidencia con cuentas contables, se ingresa el importe como MOVIMIENTO DE FONDOS, al debe o al haber según si el importe es positivo o negativo
  7. Si ya existe en la base un cobro/pago con mismo cliente/proveedor/cuenta contable, misma fecha y mismo importe, no se procesa el movimiento y se lo marca como “no procesado”
  8. Se buscan las palabras “SIRCREB” y “Ley 25413”
  9. Si hay coincidencia y si existen en el plan de cuentas las cuentas nominadas “SIRCREB” y “Ley 25413”, se ingresan los importes como MOVIMIENTO DE FONDOS con descripción “Imp Ley 25413 / SIRCREB”
  10. Si no hay coincidencia con CUIT, CBU, “descripción extracto”, “SIRCREB” ni “Ley 25413” en la base, no se procesa el movimiento, se lo marca como “no procesado” y se lo pinta de naranja
  11. Si la fecha del movimiento es distinta de la fecha “período a importar”, no se procesa el movimiento y se lo marca como “no procesado”

Ya tengo el XLS listo, cómo realizo la importación?

Ingresar a menú Inicio – Importar datos – Desde XLS – Importación de Cobros, Pagos y Movimiento de Fondos (Extracto)

Completar el formulario y realizar la importación. Al finalizar el proceso se descargará un XLS con resultados del proceso incluyendo movimientos “no procesados”, para poder completar la carga del extracto o planilla de cobros / pagos manualmente, cargando sólo lo no procesado automáticamente. Este XLS de resultados tendrá el siguiente aspecto:

Se marca en verde lo procesado y en naranja lo no procesado (ya que será necesario analizar y cargar manualmente)

Algunos ejemplos

Supongamos que importaremos contra la cuenta Banco Nación:

Ejemplo 1, importación de un cobro:

La rutina de importación ante todo busca un cliente/proveedor con CUIT 27283030311. Si lo encuentra, ingresa un cobro de $132,5 contra Banco Nación a este cliente (porque el monto es positivo). Si el monto fuera negativo, ingresaría un pago contra Banco Nación de $132,5

Si no se encuentra esta CUIT, se busca en el campo “Descripción extracto” de todo cliente, proveedor y cuenta contable

Si se encuentra cliente/proveedor, se ingresa un cobro/pago. Si se encuentra una cuenta contable, se ingresa un movimiento de fondos. Si no se encuentra nada, se devuelve un resultado en naranja (no procesado)

Ejemplo 2, importación de un recupero de IVA:

En este caso no hay CUIT/CUIL para buscar entre clientes/proveedores, entonces se busca en el campo “Descripción extracto” de todo cliente, proveedor y cuenta contable. Si en la cuenta contable “Saldo IVA Párrafo 2” se hubiera cargado una descripción exacta, se elegiría dicha cuenta para crear un movimiento de fondos con Banco Nación como contrapartida:

Ejemplo 3, extracciones

Las extracciones desde el cajero suelen venir con una leyenda como la siguiente:

EXTRACCION CAJERO 4517XXXXXXXXXX30 A947

Si toda extracción cajero se deseara vincular con la cuenta contable “Retiro Socio JUAN”, debería configurarse la cuenta contable Retiro Socio JUAN y colocar en “Descripción extracto” el siguiente texto: EXTRACCION CAJERO

Pero si tu cliente manejara dos tarjetas y desearas vinculara cada una a los retiros de cada uno de los dos socios, deberías configurar así:

  • cuenta contable Retiro Socio JUAN: colocar en “Descripción extracto” el siguiente texto: EXTRACCION CAJERO 4517XXXXXXXXXX30 (si la tarjeta terminada en 30 correspondiera a Socio Juan)
  • cuenta contable Retiro Socio PEDRO: colocar en “Descripción extracto” el siguiente texto: EXTRACCION CAJERO 4517XXXXXXXXXX99 (si la tarjeta terminada en 99 correspondiera a Socio Pedro)

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